Définir une politique d’achats en restauration collective
En proie à des taux d’inflation record, les marchés alimentaires obligent les établissements de restauration collective à monter en compétence sur la fonction achats. Véritable pilier de la stratégie d’achats publics, la politique achats est essentielle à tout acteur public soucieux de maîtriser ses coûts et sa qualité.
Qu’est-ce qu’une politique d’achat ?
On définit généralement la politique d’achat comme un ensemble d’orientations et d’intentions générales visant à faire correspondre les processus d’achats et d’approvisionnement aux objectifs de l’établissement, qu’ils soient opérationnels ou financiers.
Si le terme n’est pas nouveau, il s’est doté ces dernières décennies d’une dimension nouvelle en lien avec les différentes responsabilités de l’organisation, tant au plan social qu’environnemental.
On note d’ailleurs que ces évolutions accompagnent la montée en puissance des outils de communication modernes, qui tendent à mettre les entreprises autant que les collectivités sous les projecteurs en cas d’événement impliquant leur réputation.
Ainsi, la politique achats d’une entreprise n’est plus seulement un levier stratégique pour atteindre les objectifs de performance d’un établissement mais également un acte de mise en conformité avec l’ensemble des valeurs que les consommateurs peuvent attendre d’elle.
Techniquement, la politique achat peut prendre la forme d’un simple document traitant des différents sujets stratégiques pour l’entité publique ou privée, et listant les recommandations générales permettant d’atteindre ses objectifs, chiffrés ou non.
Voici les objectifs les plus souvent inclus dans la politique achat :
- Les objectifs budgétaires de la fonction achats ;
- Les objectifs qualité et quantité de la fonction achats ;
- Les critères de sélection des prestataires ;
- La forme contractuelle des achats ;
- La responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) ;
- Le respect du cadre légal et la protection juridique de l’établissement ;
- L’animation des relations fournisseurs.
La politique achats peut faire l’objet d’un document cadre transmis à toutes les parties prenantes, par exemple lorsqu’ elle implique différents établissements sous la houlette d’une même collectivité territoriale.
Elle guide en grande partie la création d’une véritable stratégie d’achats pour l’établissement.
Politique d’achats en restauration collective : les enjeux
La politique achat appliquée à la restauration collective répond à des enjeux propres à ce secteur.
Un des défis majeurs que rencontrent les restaurateurs du secteur public est le niveau d’exigence imposé par la loi EGalim, notamment concernant la part de bio, d’achats locaux ou encore de fourniture en produits durables. En somme, les acheteurs publics sont amenés à évoluer au plus vite vers une logique d’achats responsables.
Ces contraintes sont d’autant plus complexes à gérer pour les chefs de cuisine et gestionnaires que l’inflation inédite des denrées alimentaires fait souvent voler en éclat les plans stratégiques que de nombreux établissements s’étaient fixés.
Par ailleurs, si bien des établissements sont pilotés avec des exigences de coût ou de qualité, bon nombre de gestionnaires ont encore tendance à naviguer à vue, d’où leur désarroi lorsque la flambée des prix s’opère de manière aussi soudaine.
Les marchés publics alimentaires au coeur de la politique des achats
Comme nous le rappelons régulièrement aux collectivités et restaurants que nous accompagnons dans la sécurisation de leurs achats de denrées alimentaires, un approvisionnement stratégique devrait toujours être encadré par les marchés publics.
Or, le choix de la forme du contrat, la rédaction du cahier des charges, la stratégie de sourcing ou encore les conditions d’exécution du marché sont autant de techniques vertueuses dont la mise en place découle directement de la politique achats.
Ainsi, tout établissement de restauration collective qui souhaite améliorer la qualité, la gestion des coûts ou la sécurisation de ses marchés doit au préalable définir une politique d’achats conforme à ses objectifs, afin de pouvoir définir ses procédures d’achats publics de manière optimale.
Mise en pratique et suivi
Gardez en mémoire que la politique achats n’est pas une simple incantation : vos collaborateurs doivent avoir conscience de son caractère stratégique et systématique.
Sa mise en pratique demandera ainsi des actions de pilotage et de management. Ainsi, définissez des objectifs chiffrés à atteindre, mais aussi des indicateurs de pilotage pour suivre l’évolution de votre établissement au regard des engagements pris : gestionnaire, acheteur, chef de cuisine… Chacun, dans son périmètre, doit pouvoir mesurer l’atteinte des caps fixés ensemble lors de l’établissement de la politique d’achats. Cela nécessite d’avoir bien défini le rôle et les responsabilités de chaque intervenant.
Enfin, les marchés alimentaires étant généralement conclus pour un an, vos fournisseurs devraient également être sensibilisés à ces objectifs : au-delà des clauses contractuelles qui les engagent, l’animation de la politique d’achat est une dynamique à faire vivre au quotidien dans le fonctionnement de l’établissement, et cela inclut les partenaires commerciaux.
Faire appel à un AMO pour définir votre politique achats
La définition d’une politique achat est cruciale pour tout établissement de restauration collective. C’est pourquoi, en notre qualité d’assistant à maîtrise d’ouvrage, nous vous accompagnons dans la définition de vos stratégies d’achats et d’approvisionnements. Que votre réflexion porte sur l’atteinte des objectifs EGalim ou sur l’amélioration de la performance de vos établissements, nos experts peuvent répondre à tous vos besoins.
