Comment mettre en œuvre votre fiche mercuriale en restauration collective

La mise en place d’une fiche mercuriale est primordial pour maîtriser votre budget de restauration collective. En effet, cet outil indispensable de votre production culinaire liste les accords tarifaires passés avec vos fournisseurs de denrées alimentaires.
Nous allons ici étudier toutes les bonnes raisons de bien gérer sa mercuriale produit de manière à piloter ses achats avec clairvoyance.
Fiche mercuriale en restauration collective : Définition
Une fiche mercuriale est une liste de produits dont les prix ont été préalablement négociés et fixés sur une période définie, en partenariat avec vos fournisseurs, maintenant ainsi une certaine stabilité tarifaire sur une période donnée. Ce document constitue un outil essentiel pour maîtriser vos dépenses relatives aux denrées alimentaires en restauration collective.
Pourquoi mettre en œuvre une fiche mercuriale produits ?
Les matières ont un poids significatif dans le coût global d’un plat en restauration collective, et donc des marchés publics associés. Mais, au sein même du budget alimentaire, la fréquence des variations de prix change d’un produit à l’autre.
Ainsi, les prix des fruits et légumes frais ainsi que des produits de la mer frais sont généralement mis à jour chaque semaine. La variation des viandes fraîches sera plutôt mensuelle. Quant aux prix des produits de la crèmerie, des articles à base d’œufs et la charcuterie, ils sont généralement révisés tous les 3 à 6 mois. Enfin, les produits d’épicerie, les articles surgelés et les produits d’hygiène sont réévalués tous les 6 à 12 mois.
La mercuriale permet ainsi de maîtriser les achats liés au budget alimentaire. Elle contribue également à renforcer la stabilité dans la gestion des dépenses, et à établir des relations à long terme avec les fournisseurs. Enfin, elle facilite la planification des achats, et permet un calcul précis de la marge brute tout en optimisant le budget au niveau des plats. La mercuriale permet donc une gestion optimisée et granulaire du restaurant collectif.
Contrat de fournitures et mercuriale
Il est important de noter que la négociation des prix bloqués peut varier en fonction des produits, la flexibilité étant très liée à la récurrence des fluctuations par articles. Par exemple, les produits d’épicerie subissent des variations de prix moins fréquemment, offrant ainsi une plus grande marge de négociation.
Pour aller plus loin et garantir des variations de prix mesurées, il est conseillé d’encadrer les achats par un contrat d’approvisionnement, et donc de lancer des appels d’offres de marchés publics. Obligatoires à partir de 40000 EUR d’achat, ces procédures peuvent également s’avérer utiles en dessous de ce seuil.
En effet, l’appel d’offres est le moyen le plus sûr de définir un cahier des charges reflétant les attentes de l’acheteur, et d’établir les termes de la relation commerciale dans la durée. La rédaction des pièces du DCE sera ainsi l’occasion de préciser les pourcentages de variations de prix auxquelles vous consentiriez, en cas d’inflation. Ainsi, vos fournisseurs, lorsqu’ils répondront à vos mises en concurrence, connaîtront à l’avance la marge de manœuvre dont ils disposent en cas de fluctuations des prix.
Par ailleurs, les marchés à bons de commandes constituent une solution marchés adaptée à la restauration collective, car ils permettent de passer ses commandes par l’émission d’un bon de commandes conforme aux conditions définies sur toute la période du marché. Celle-ci s’étend le plus souvent sur un an, mais on trouve aussi des marchés conclus pour deux ou trois ans.
Enfin, le recours aux marchés multi attributaires vous donne la possibilité de contracter avec plusieurs fournisseurs sur une même ligne de produit, de manière à sécuriser vos approvisionnements.
Pour toutes ces raisons, la mise en place d’une mercuriale efficace est la conclusion logique d’une procédure marchés en bonne et dûe forme : maîtriser les marchés publics est ainsi la meilleure manière d’optimiser votre mercuriale !
Que devez-vous inclure dans votre mercuriale de prix ?
La mercuriale produit se présente souvent sous la forme de tableaux contenant 5 colonnes pour chaque fournisseur et par catégorie de denrée : le produit, l’unité de mesure, le prix qui se rapporte à cette unité, la marque etc.
Le contenu de la mercuriale doit être clair et complet, et préciser les produits dont les prix sont bloqués, avec leurs références et désignations, les prix unitaires convenus, ainsi que la durée précise des accords concernés, c’est-à-dire les dates de validité de ces tarifs. La clarté de ce document est cruciale pour éviter tout désaccord ultérieur. De plus, l’engagement des deux parties est indispensable pour renforcer la confiance mutuelle dans cette démarche.
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