Acheteurs publics : comment évaluer vos fournisseurs de denrées alimentaires
Les gestionnaires et acheteurs en restauration collective font face à la fois à l’inflation et à des objectifs de qualité accrus depuis le lancement d’EGalim. Pour y faire face, la performance achats et la démarche qualité sont devenues des axes stratégiques incontournables, qui impliquent nécessairement de savoir évaluer ses fournisseurs de denrées alimentaires.
Dans cet article, nous allons nous intéresser aux notions fondamentales que vous devez maîtriser pour mener à bien ces évaluations.
Pourquoi évaluer ses fournisseurs en restauration collective
L’évaluation des fournisseurs en restauration collective est un processus vertueux qui permet de garder le contrôle sur sa politique d’achats et sa qualité d’approvisionnement.
Les objectifs poursuivis sont propres à votre établissement et votre stratégie. On cite souvent les suivants :
- Améliorer votre service à travers celui de vos partenaires ;
- Vérifier la bonne exécution du contrat ;
- Valider la conformité à la stratégie d’achat ;
- Garantir le meilleur usage des deniers publics ;
- Désamorcer d’éventuels litiges en maintenant un contrôle régulier ;
- Solidifier la relation fournisseur en gardant un contact régulier et chronique ;
- Documenter la relation en la basant sur les faits et les résultats ;
- Respecter vos engagements RSE ;
- Faire vivre une démarche d’amélioration continue.
On notera ici que l’évaluation d’un attributaire peut parfois faire suite à un événement particulier, par exemple des remarques de convives ou de collaborateurs qui alertent sur le changement de qualité d’un produit.
Comment réaliser une évaluation de fournisseurs alimentaires
Définir un cadre et des objectifs d’évaluation
La première étape est de savoir ce que vous souhaitez évaluer : une entreprise, un service, un produit ? S’agit-il d’un focus sur un prestataire particulier ou bien d’une comparaison de plusieurs partenaires ?
Ensuite, il convient de vous référer au cahier des charges initial ainsi qu’au contrat de fourniture. En effet, vous ne pouvez pas reprocher à un prestataire de ne pas répondre à une exigence qui n’a jamais été mentionnée auparavant.
Cependant, vous n’êtes pas obligé pour autant de vous arrêter à vérifier la conformité d’un produit ou d’un service à l’accord qui vous lie. Une nouvelle politique, de nouvelles exigences ou encore les retours de vos convives peuvent vous amener à établir de nouveaux critères d’évaluation des produits ou services délivrés.
Trouver le processus d’évaluation pertinent
Une fois ces différentes étapes réalisées, il vous faut définir une manière de procéder à l’évaluation. Il n’existe pas de méthode unique correspondant à tous les cas de figure.
Mais on peut toutefois s’intéresser à une grille d’évaluation simple et efficace !
Vous pouvez en effet constituer un outil d’évaluation facile à lire dans lequel vous allez évaluer un ou plusieurs fournisseur(s) sur vos différents critères, que vous allez noter de 1 à 5.
Vous pouvez affecter des scores de pondération à vos critères (disons de 1 à 3), selon l’importance de chaque point dans votre stratégie d’achat. Par exemple, coeff 3 pour la part de bio qui est un enjeu majeur et coeff 1 pour les délais de livraison qui vous importent moins.
Notez cependant la difficulté suivante qui n’est pas rare : celle de choisir la période d’évaluation. D’abord parce que la saisonnalité peut impacter la qualité des produits livrés, ensuite parce qu’il se peut que certains de vos partenaires ne soient pas tout à fait constants dans le livrable, bien que la qualité soit toujours au rendez-vous.
Exemple de grille d’évaluation de fournisseurs de denrées alimentaires
| Entreprise A | Note | Note pondérée |
| Délai de livraison (coeff 2) | 3 | 6 |
| Collaboration au quotidien (coeff 2) | 2 | 4 |
| Niveau tarifaire (coeff 4) | 1 | 4 |
| Note générale | 6 | 14 |
| Entreprise B | Note | Note pondérée |
| Délai de livraison (coeff 2) | 1 | 2 |
| Collaboration au quotidien (coeff 2) | 1 | 2 |
| Niveau tarifaire (coeff 4) | 3 | 12 |
| Note générale | 5 | 16 |
Quels critères utiliser pour mesurer la qualité des produits et des services
Là aussi, les critères sont à déterminer au regard de votre stratégie et des accords qui vous lient à vos fournisseurs de denrées alimentaires.
On peut tout de même citer les plus courants :
- Le prix pratiqué ;
- La qualité (définir les critères) ;
- La régularité des produits (aspect, goût etc) ;
- La qualité relationnelle ;
- Les délais de livraison ;
- La réactivité en cas de problème ;
- La part de bio ;
- La part de produits labellisés ;
- Etc.
Que faire après une évaluation fournisseurs
Interpréter les résultats pour améliorer les futures commandes
Une fois l’étude terminée, celle-ci met en lumière un certain nombre de conclusions qui peuvent porter sur la conformité des produits et services, mais aussi sur la dimension stratégique que revêtent certains fournisseurs, ou encore sur l’aspect problématique de certains de vos marchés.
Par ailleurs, il est toujours intéressant de constater à quel point les résultats auxquels vous aboutissez sont conformes ou non à vos impressions de départ.
Dans tous les cas, les résultats de l’évaluation doivent mener à des décisions. Il peut s’agir du lancement de nouveaux appels d’offres bien entendu, si la période s’y prête. Les évaluations peuvent d’ailleurs servir à construire vos futurs cahiers des charges avec de nouveaux critères plus proches de vos enjeux budgétaires et qualité.
Utiliser l’évaluation pour améliorer la relation commerciale
Mais les évaluations devraient aussi servir à améliorer les prestations en cours. Vous pouvez communiquer les résultats de votre évaluation à vos prestataires pour connaître leurs réactions, et éventuellement les laisser s’exprimer sur des manquements ou des notes négatives.
Ne tournez pas l’exercice comme une attaque dirigée mais au contraire comme une réflexion constructive destinée à profiter à tous. En effet, gardez en mémoire que tirer les conclusions d’une étude objective et dépassionnée est le meilleur moyen de convaincre vos prestataires de la nécessité d’améliorer la qualité de leurs services.
Conclusion
Pour tout établissement de restauration collective souhaitant garder le contrôle de sa stratégie d’achat, la mise en place de l’évaluation des fournisseurs de denrées alimentaires est une étape importante.
Celle-ci permet en effet d’améliorer les prestations existantes ainsi que vos achats à venir, d’assurer une qualité de service continue tout en maîtrisant ses coûts. Mais le processus d’évaluation requiert de définir des objectifs et des méthodes claires pour pouvoir donner lieu à des résultats fiables à des décisions avisées.
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