Maîtrisez les fondamentaux du diagnostic achat en restauration collective
Le diagnostic achat en restauration collective consiste à analyser les processus d’achat et d’approvisionnement de produits alimentaires et de services nécessaires pour répondre aux besoins d’un ou plusieurs établissements, qu’il s’agisse d’écoles, de lycées ou encore d’hôpitaux.
Dans cet article, nous vous présenterons les fondamentaux du diagnostic d’achat en restauration collective en nous concentrant sur la fourniture de denrées alimentaires.
Qu’est-ce qu’un diagnostic achat ?
Le diagnostic achat vise à établir un bilan des pratiques achats et identifier les axes d’amélioration de la fonction achats de votre restaurant collectif.
Il s’agit d’un préalable à l’établissement de votre budget alimentaire mais aussi à la définition de votre politique d’achats. Le diagnostic achat favorise l’anticipation et le bon pilotage financier (performance de l’établissement, respect du budget, bonne gestion des deniers publics) et fait apparaître les leviers d’amélioration dans la manière de s’approvisionner en produits alimentaires, qu’il s’agisse d’optimisation budgétaire, de progression de la qualité ou encore de gestion des risques de ruptures.
Cette pratique vertueuse marque une transition entre une gestion intuitive ou parfois hasardeuse et la volonté d’inscrire son établissement dans une logique de performance, créatrice de valeur.
Pourquoi réaliser un diagnostic achat ?
De nombreux chefs de cuisine continuent de travailler à l’intuition : leur expérience et leur formation leur permettent de gérer le quotidien du restaurant de manière assez automatique, et le relationnel avec quelques fournisseurs habituels fait le reste. Lorsque les prix augmentent, beaucoup se disent qu’il y aura toujours de l’argent pour nourrir les élèves. Et de son côté, le gestionnaire ferme souvent les yeux sur le sujet car au final, “globalement, ça va”.
C’est oublier un peu vite que ce sont le budget de l’établissement et les deniers publics qui en font les frais !
Par ailleurs, en cas d’inflation fulgurante, la “navigation à vue” est extrêmement risquée. Enfin, en cas de mouvements RH, l’absence de process et de documentation peut déstabiliser toute l’activité.
Pour toutes ces raisons, tout établissement de restauration collective devrait se doter d’une véritable stratégie d’achat, et la stratégie d’achat commence toujours par… l’étude de l’existant, c’est-à-dire l’audit des achats !
À quel moment réaliser votre diagnostic d’achats ?
Le diagnostic d’achat repose souvent sur l’étude des approvisionnements réalisés durant l’exercice écoulé. Les établissements qui souhaitent établir leur budget alimentaire ont tout intérêt à étudier leurs pratiques achat sur le dernier exercice.
Cela permet d’établir le budget de l’année qui commence en y intégrant les bonnes pratiques connues, et en mettant en place les actions coercitives pour éviter les manquements rencontrés par le passé, telles que des pénuries, le non-respect du budget initial, les problèmes de qualité des aliments réceptionnés et autres dysfonctionnements qui surviennent dans la vie d’un restaurant.
Par ailleurs, ce travail d’analyse permet de rédiger les cahiers des charges de futurs appels d’offres de denrées alimentaires de votre établissement. En effet, si de nombreux chefs et gestionnaires évitent encore les procédures de marché publics pour s’éviter le travail administratif qui en découle, la maîtrise des achats passe pourtant bien par la définition d’un cahier des charges et d’un cadre officiel. Tout ceci sera facilité par l’analyse de vos achats !
Dans les faits, la mise en place du diagnostic achat fait souvent suite à un accident, un changement de direction ou tout simplement au constat d’un manque de contrôle sur la gestion budgétaire en période d’inflation.
Les aspects à considérer dans le diagnostic des achats de denrées alimentaires
Généralement, le diagnostic achats se concentre sur plusieurs questions :
- Le budget est-il respecté ?
- Le budget est-il optimisé ?
- Les termes des contrats de fourniture sont-ils respectés ?
- La qualité livrée correspond-elle aux objectifs de l’établissement et aux attentes des convives ?
- Des ruptures de livraison se sont-elles produites ? Pourquoi ? Comment auraient-elles pu être évitées ?
- Même raisonnement pour le stockage et le surstockage ? La gestion et la conservation des denrées a-t-elle généré du gaspillage alimentaire ? A-t-elle conduit à une mauvaise exploitation des espaces dédiés ? Pour quel coût ?
- L’organisation et le budget ont-ils été déstabilisés par l’inflation ? Qu’auriez-vous pu faire pour éviter ces problèmes ?
- Le processus des achats en lui-même est-il optimisé ? Quel est son poids dans le budget global de l’établissement ? Le chef de cuisine (ou l’acheteur) maîtrise-t-il son organisation et ses méthodes d’achat ?
La liste ci-dessus n’est bien-sûr pas exhaustive. Et surtout, n’oubliez pas que c’est à vous qu’il revient de définir vos objectifs et vos priorités.
Les étapes clés du diagnostic d’achat en restauration collective
Pour pouvoir établir un diagnostic achats, vous gagnerez à organiser votre analyse de manière logique :
- Définissez vos objectifs : que souhaitez-vous savoir ?
- Déterminez les critères d’évaluation : par exemple, comment évaluez-vous les performances de vos fournisseurs ?
- Déterminez la période d’observation.
- Pour l’analyse financière, commencez toujours par les plus gros postes de dépense, pour avoir rapidement des premières conclusions qui se dégagent.
- Établissez une synthèse des principales observations avec les chiffres clés. Vous devrez peut-être convaincre vos supérieurs ou subordonnés, et les conclusions sont plus parlantes que les tableurs excel !
Les conseils pratiques OptiMarché
Pour pouvoir travailler son budget, il est indispensable de réaliser une analyse par famille de produits, et décomposer son volume d’achats global en ligne de produits pour faire apparaître les spécificités et les opportunités d’économies ou de rationalisation.
Conseil de Gaël, chef de cuisine : Commencez par étudier les budgets épicerie, beurre-oeuf-fromage et surgelés qui à eux trois représentent souvent jusqu’à 50 % du budget des établissements de restauration !
Vous pouvez également utiliser la matrice de Kraljic : pour les grosses structures qui travaillent la performance des achats de manière très structurée, cet outil d’analyse plus poussé vise à classer les produits et les fournisseurs en fonction de leur impact sur la performance de l’entreprise et de leur niveau de risque.
Enfin, n’oubliez pas d’intégrer les risques d’événements plus rares, même s’ils ne sont jamais survenus dans votre établissement. Par exemple, vos pratiques actuelles vous protègent-elles de possibles pénuries ?
Besoin d’aide sur le sujet ? OptiMarché vous accompagne pour construire votre stratégie d’achat afin de vous permettre de prendre les meilleures décisions, tout en répondant aux exigences de vos convives et des réglementations en vigueur.
