Carte d’achat marché public : intérêt en restauration collective
A la fois modalité d’exécution des marchés publics et outil de gestion et d’optimisation du processus de traitement des achats publics, la carte d’achat est une carte bancaire, qui présente certaines spécificités.
Un décret récent du 27 mars 2023 précise les conditions d’émission et d’utilisation de cette carte par une entité publique.
Qu’est-ce que la carte d’achat ?
La carte d’achat est un moyen de paiement à autorisation systématique confiée à un agent public habilité pour effectuer des achats d’un certain montant auprès de fournisseurs préalablement référencés.
Conformément à l’article 3 du décret 2023-209 du 27 mars 2023 relatif à l’exécution des marchés publics par carte d’achat, les entités publiques (personnes morales de droit public dotées d’un comptable public) peuvent recourir à la carte d’achat comme modalité d’exécution des marchés publics, à l’exception :
- des marchés de travaux, sauf décision de l’acheteur motivée par des besoins d’entretien et de réparation courants non immobilisés ;
- des marchés conduisant à une comptabilisation des achats sur comptes de stocks ;
- des marchés faisant l’objet d’une avance.
Pourquoi utiliser la carte d’achat ?
La carte d’achat est une solution monétique, pratique et moderne, destinée à simplifier les processus d’achat public, de la commande au paiement. Sa généralisation au sein des collectivités s’inscrit dans une logique de décentralisation de l’acte d’achat et de responsabilisation des agents, par un contrôle a posteriori des dépenses.
Le recours à la carte d’achat permet également de réduire de moitié les coûts et le temps consacrés au traitement des achats de fonctionnement de faible montant et récurrents, qui représentent en moyenne les 2/3 des achats réalisés par les collectivités et établissements publics. Fournitures de bureau, mobilier, matériel et programmes informatiques, abonnements, services courants, réparations, etc. : autant de dépenses du « quotidien » d’une collectivité pour lesquelles l’utilisation d’une carte d’achat se révèle très utile, notamment pour des commandes faites via Internet.
La carte d’achat est également un outil sécurisé au service d’une meilleure gestion budgétaire, grâce notamment aux diverses fonctionnalités de contrôle des facturations, validation et reporting proposées par les établissements bancaires mettant à disposition la carte d’achat.
Comment utiliser la carte d’achat ?
Le fonctionnement de la carte d’achat repose sur trois grands principes :
- la contractualisation : l’utilisation d’une carte d’achat nécessite au préalable la mise en place d’un cadre contractuel entre la collectivité publique et un établissement bancaire, qui adaptera les services associés en fonction de la taille et des besoins réels de l’entité publique.
- la délégation : dans chaque entité publique recourant à la carte d’achat, conformément à l’article 5 du décret du 27 mars 2023, l’ordonnateur délègue un droit de commande à des porteurs de carte désignés par lui, auprès de fournisseurs également référencés. La carte d’achat est nominative et son utilisation engage la responsabilité du porteur qui ne doit l’utiliser que dans le cadre professionnel et dans le respect des périmètres et plafonds déterminés par l’ordonnateur.
- le contrôle a posteriori : afin de sécuriser et valider le processus d’achat, le contrôle des paramètres et plafonds d’achats est assuré en continu par voie informatique. Divers outils de facturation électronique et reporting automatisé peuvent également servir au contrôle opéré a posteriori par le comptable public.
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