Économat : les bonnes pratiques en restauration collective
Plus que jamais, les établissements de restauration collective sont confrontés à de véritables défis en matière de maîtrise budgétaire. L’économat devient ainsi une fonction vitale, dont il est important de connaître les enjeux.
Aujourd’hui, OptiMarché vous propose un tour d’horizon de cette activité cruciale pour la performance de votre restaurant collectif, qu’il s’agisse d’une cantine scolaire, d’un EHPAD ou d’une maison de retraite.
Économat : définition et finalités
L’économat est un espace physique et fermé qui sert à stocker et gérer les denrées alimentaires et l’approvisionnement des stocks liés à l’activité de restauration. Il est généralement géré par un personne qu’on nomme économe. La mission de l’économe est donc de garantir une gestion optimale des matières premières, afin de favoriser la performance budgétaire, éviter le gaspillage alimentaire, et permettre au restaurant collectif d’assurer son service dans les meilleures conditions.
Dans les restaurants collectifs qui servent de nombreux convives, et ont donc recours à des stocks importants, il y a systématiquement un poste d’économe. Ce dernier travaille dans l’établissement de restauration, ou parfois en cuisine centrale, dans le cas d’un système de restauration centralisée.
Dans les petits restaurants, il est fréquent que le budget ne permette pas de justifier le poste d’économe. L’économat devient alors une fonction assignée à un collaborateur, par exemple un commis de cuisine. Ce dernier est nommé responsable de l’économat et remplit cette mission parmi toutes les tâches qui lui sont assignées. Le chef de cuisine peut également hériter de cette responsabilité, ainsi que l’acheteur dans certaines structures.
La fonction d’économe dans la cuisine des collectivités
Si l’économe est un des garants de la rentabilité en restauration commerciale, son rôle est tout aussi crucial en restauration collective publique, ou il participe pleinement à la performance financière de l’établissement.
Qu’il s’agisse d’un poste à plein temps ou d’une mission assignée à un collaborateur, l’économe peut donc impacter l’activité économique de du restaurant collectif à différents niveaux.
Réception et conformité des marchandises
En premier lieu, l’économe contrôle les entrées et les sorties des marchandises. Autrement dit, chaque denrée alimentaire qui arrive au restaurant doit être contrôlée, comptabilisée, et parfois allotie, dans le cas d’une cuisine centrale qui dispatche les produits pour les livrer à des restaurants satellites. L’action de contrôle permet de retourner au fournisseur ou distributeur, des produits qui ne seraient pas conformes aux engagements contractuels (aspect, qualités, dates limites etc.).
Gestion de l’inventaire
Dans sa manière de ranger les denrées, l’économe doit prendre en compte la rotation des stocks, un point crucial pour éviter le gaspillage alimentaire. Mais, en matière de stockage, les approches varient selon qu’il s’agisse de produits frais ou de denrées non périssables. Par exemple, la méthode du premier entré, premier sorti (FIFO) ne peut pas toujours être appliquée dans le secteur de la restauration, sous peine de se retrouver avec des produits périmés en fond d’étagère ou de réfrigérateur. L’économat doit donc trouver des méthodes de rangement permettant de respecter les dates limites de consommation (DLC).
Pour cela, il contrôle régulièrement l’état des stocks, en réalisant des inventaires périodiques et annuels. La quantité et la qualité des produits sont alors consignés dans un registre dédié, ou dans un logiciel de restauration collective. Ce travail assidu permet de piloter le budget du restaurant collectif en connaissance de chiffres à jour et avérés. Un travail d’économat régulier et minutieux permet également de suivre d’éventuelles pertes, casses ou autres avaries et péremptions. Ainsi, l’économe peut contribuer à la mise en place de tableaux de suivi de stocks, d’inventaires et de seuils d’alertes pour la recommande. Il édite alors un bon d’économat. Afin d’éviter les ruptures de stock, les restaurants collectifs fixent généralement des seuils d’alertes, afin de lancer des commandes et de réapprovisionner le stock.
Contribution à la sécurité sanitaire
Autre sujet incontournable en restauration collective : les normes d’hygiène. L’économe en est un des garants, et doit à ce titre maîtriser les normes HACCP. La sécurité alimentaire des convives implique en effet qu’il assure une vérification régulière de l’état des marchandises, en particulier des denrées périssables, afin d’en maîtriser les risques bactériologiques. Un soin particulier est apporté au contrôle des dates de péremption. Cela implique également de bien organiser son économat afin de limiter au maximum les risques de contamination d’une denrée à l’autre. Toute personne qui a accès à l’économat est ainsi sensibilisée aux procédures de manipulation et de stockage des denrées alimentaires.
L’économe au centre de la performance financière du restaurant collectif
L’économe est souvent chargé des achats de denrées alimentaires. En restauration collective, ces marchés sont généralement encadrés par le code de la commande publique. En effet, les cantines scolaires et autres établissements du secteur public lancent des marchés à bons de commande, qui répondent parfaitement aux spécificités de cette industrie. Ceux-ci aboutissent à la formation de contrats d’approvisionnements qui intègrent des prix fixés à l’avance, souvent pour une durée d’un an. L’économe génère alors ses bons de commandes conformément aux accords établis. Le but est d’éviter de passer des commandes “hors marché”, puisqu’ainsi les prix obtenus auprès des fournisseurs ne s’appliqueraient plus.
Le recours aux achats hors marchés, parfois justifiés par un produit en rupture chez le fournisseur attitré, est par ailleurs rendue encore plus rare dès lors que les marchés publics sont passés en multi attribution, c’est-à-dire avec la désignation de plusieurs fournisseurs à même de répondre aux besoins des restaurants collectifs, et ce pour chaque lot.
Ce n’est donc pas forcément par la négociation en elle-même que l’économe contribue à la performance financière de l’établissement qui l’emploie, mais par d’autres moyens, comme l’optimisation de l’espace de stockage, ou encore la réduction du coût par portion. En effet, l’économe est chargé de créer et maintenir à jour la mercuriale produit, c’est-à-dire la liste des produits alimentaires que commande l’établissement dans son fonctionnement ordinaire, et qui intègre les fournisseurs et les prix arrêtés dans les contrats de fourniture.
Ces prix connus à l’avance permettent de travailler les fiches techniques recettes de manière optimale, en tenant compte des recommandations du GEMRCN, et de manière à limiter au maximum le gaspillage alimentaire. Le rôle de l’économe est donc aussi de proposer des solutions plus économiques au chef de cuisine pour planifier et mettre en œuvre ses plans alimentaires. Il peut notamment faire des propositions de réorganisation pour une gestion plus durable de l’économat, en favorisant par exemple l’achat de produits locaux, en réduisant les emballages, ou en mettant en place des initiatives pour minimiser l’impact environnemental.
Économat digitalisé et performance financière
L’évolution des technologies, et notamment des logiciels, a considérablement impacté la fonction d’économat en restauration collective.
Par exemple, l’utilisation de lecteurs à codes à barres pour les produits arrivant en stocks permet de gagner un temps considérable dans la comptabilisation des entrées et sorties, évitant toute saisie manuelle et limitant les risques d’erreurs que cela peut comporter.
Ainsi, le rôle de l’économat se concentre de plus en plus sur la stratégie financière et l’optimisation de l’espace d’entreposage des denrées alimentaires. Par ailleurs, l’intégration d’une solution collaborative permet d’accélérer la prise de décision par le gestionnaire ou le chef de cuisine, qui peuvent constater les stocks réels en quelques clics, et n’ont plus à se déplacer ou contacter le responsable de l’économat pour obtenir des données à jour.
La relation fournisseur se digitalise elle aussi, et de nombreuses opérations auparavant manuelles peuvent désormais être automatisées, à commencer par la prise de commandes, dès lors que les seuils d’alertes sont détectés par le système.
On notera que de nombreux restaurants collectifs étaient historiquement réticents à s’équiper de solutions web de gestion des achats et du stocks, en raison du temps considérable passé à saisir leur catalogue produits au moment de l’informatisation des stocks. La solution OptiMarché résout cette problématique puisque l’ensemble de vos références produits se trouvent déjà dans le logiciel !
Ainsi, l’économe bénéficie immédiatement – et sans paramétrage – des fonctionnalités suivantes :
- Accès à sa mercuriale produits ;
- Messagerie fournisseurs ;
- Édition des bons de commandes ;
- Calculs automatiques EGalim, BIO, produits locaux etc. ;
- Suivi de consommation journalière ;
- Suivi des livraisons ;
- Reportings site et multi-sites ;
- etc.
Mais notre solution de gestion des approvisionnements n’est pas notre seule activité. OptiMarché est également votre assistant à maîtrise d’ouvrage en restauration collective. En lançant vos consultations via notre salle de marché, vous bénéficiez de prix avantageux et d’un accompagnement unique sur le marché pour développer votre performance financière.
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