Répondre aux appels d’offres alimentaires : le guide pour débutants
En tant que fournisseur de denrées alimentaires, vous envisagez peut-être de commencer à répondre aux appels d’offres de marchés publics. Mais vous avez conscience que ces procédures peuvent s’avérer chronophages.
Si vous cherchez à savoir si vous êtes prêt à vous lancer, ce guide conçu par nos équipes devrait vous apporter un certain nombre de réponses !
Appels d’offres alimentaires : les fondamentaux
Les acheteurs publics tels que l’État ou les collectivités territoriales ont recours aux procédures de marchés publics pour répondre à leurs besoins, notamment dans le secteur de la restauration collective. La finalité est d’assurer le meilleur usage des deniers publics ainsi qu’une mise en concurrence saine et transparente des entreprises qui souhaitent répondre aux marchés publics.
Pour des marchés de faible montant, les acheteurs retiennent généralement les procédures adaptées (MAPA), qui leur apportent plus de souplesse. Cependant, pour répondre au caractère périodique des achats alimentaires, le Code de la commande publique a prévu une technique d’achat spécifique : l’accord-cadre à bon de commande, qui encadre les achats sur une période prédéfinie (par exemple un an) par des termes inscrits dans un contrat. Ces procédures fonctionnent dans certains cas en multi attribution, permettant ainsi à l’acheteur de sélectionner plusieurs fournisseurs attributaires auprès desquels il va envoyer des bons de commande durant toute la période du marché.
Les entreprises candidates qui soumettent leurs offres sont alors évaluées selon différents critères tels que le prix, l’offre technique ou encore les qualifications, puis l’attribution du marché se fait sur le principe de l’offre économiquement la plus avantageuse, avec la possibilité, le cas échéant, de retenir plusieurs entités. Le caractère multi attributaire d’un marché sera toujours indiqué par l’acheteur dans le DCE.
Sachez enfin qu’il vous sera généralement demandé de fournir des pièces justificatives permettant à l’acheteur public de vérifier que vous disposez de “l’aptitude à exercer l’activité professionnelle, de la capacité économique et financière ou des capacités techniques et professionnelles nécessaires à l’exécution du marché”.
Structurer votre activité de réponse aux marchés publics
Si vous souhaitez répondre à un marché en particulier sans forcément vous lancer sur les marchés publics en général, l’équipe dirigeante pourrait tout faire elle-même, mais au risque d’y allouer un temps considérable.
En revanche, si vous ambitionnez de développer les marchés publics de manière durable, alors la première chose à faire est de budgéter la création d’un poste ou d’un service à cet effet.
Autre option : affecter les tâches aux collaborateurs qui ont les compétences idoines : administratif, commercial ou encore technique. Cette organisation se met souvent en place naturellement dans les entreprises dont le niveau d’activité sur les marchés publics ne justifie pas de créer un service où un poste dédié. Elle demande cependant de la flexibilité et amène parfois les collaborateurs à devoir supporter des charges de travail importantes.
Ne sous-estimez pas le temps et les connaissances techniques et juridiques que la réponse à un appel d’offres public peut impliquer.
Où trouver les appels d’offres publics alimentaires ?
La première étape pour répondre aux marchés publics est d’organiser une veille des appels d’offres, qu’il s’agisse de procédures formalisées ou adaptées.
Les journaux d’annonces légales (JAL) et le BOAMP sont incontournables pour les marchés supérieurs à 90.000 EUR. Cependant, pour des procédures adaptées (marchés inférieurs à 90.000 EUR), vous vous intéresserez plutôt aux portails de marchés publics ou aux sites des administrations et collectivités que vous ciblez plus particulièrement. À ce stade, vous voudrez sans doute maîtriser les seuils des marchés de fournitures alimentaires.
Il existe aussi des plateformes vous permettant d’identifier les marchés publics alimentaires de votre région, ainsi que des experts qui vous assistent dans la constitution de votre dossier.
Le dossier de consultation des entreprises (DCE)
Les opérateurs économiques souhaitant soumissionner ont alors la possibilité de télécharger le dossier de consultation des entreprises. L’annonce comporte généralement un lien qui renvoie vers ce dossier.
Voici les pièces principales qui le constituent généralement :
- La lettre de candidature ;
- L’acte d’engagement (AE) ;
- Le règlement de consultation (RC) ;
- Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) ;
- Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) ;
- La décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) ;
- Le bordereau de prix unitaire (BPU) ;
- Le détail quantitatif estimatif (DQE) ;
- Le cahier des clauses administratives générales (CCAG).
Pour répondre à ces consultations, vous devez fournir les documents demandés par l’acheteur. Ces documents, qui peuvent varier selon les procédures, se classent le plus souvent dans deux grandes catégories : la partie candidature, et la partie offre.
Dossier de candidature
Ce dossier permet de garantir au pouvoir adjudicateur que vous répondez à tous les critères d’éligibilité, qu’ils soient d’ordre financier, technique ou économique. Il peut par exemple vous être demandé une déclaration sur l’honneur afin de démontrer que vous n’entrez dans aucun cas de figure interdisant de répondre aux marchés publics. A ces documents s’ajoutent aussi le plus souvent Kbis et attestations d’assurance.
Dossier d’offre
Le dossier d’offre est dédié à la rédaction d’une offre spécifique basée sur les informations délivrées dans le CCTP.
On y retrouve notamment :
- Votre offre financière et ses différents documents ;
- Votre offre technique dont la pièce principale est le mémoire technique.
Mémoire technique
Ce document est fondamental dans votre dossier car il décrit vos capacités à répondre aux exigences du marché. On y retrouve généralement :
- Présentation de l’entreprise ;
- Description des produits (origine, mode de production etc.) ;
- Capacités de production et de stockage ;
- Qualité et certifications, normes etc. ;
- Durabilité et responsabilité sociale ;
- Références et expériences antérieures.
Les entreprises qui se lancent sur les marchés publics sont souvent impressionnées par l’ampleur de la tâche administrative que cela implique. Mais, au-delà de constituer un passage obligé pour soumissionner, l’étude du DCE vous donnera l’occasion de travailler la présentation de votre établissement (cela peut servir à d’autres fins, comme la réalisation de plaquettes commerciales par exemple) et de perfectionner votre stratégie financière.
Par ailleurs, une fois que vous aurez déjà répondu à un appel d’offre, vous saurez estimer le temps nécessaire au montage d’un dossier. Ainsi, en repérant la date limite de remise des offres, vous saurez immédiatement si vous avez la capacité de répondre dans les délais impartis.
Rédiger une proposition convaincante pour l’acheteur public
Répondre à un appel d’offres public demande certes beaucoup d’éléments techniques et financiers, mais également une présentation commerciale convaincante. En tant que fournisseur de denrées alimentaires, vous chercherez dans votre proposition à démontrer les avantages que l’acheteur public aura à travailler avec vous.
Voici quelques conseils pour gagner en efficacité :
- Clarté et concision dans la rédaction : dites l’essentiel simplement, évitez les répétitions, éliminez tout ce qui n’apporte pas de valeur à votre proposition ;
- Indiquez les spécificités de votre entreprise, un positionnement particulier, une vision qui vous différencie, ou tout élément pouvant valoriser votre établissement ;
- Vos références seront un atout certain : tout acheteur est sensible à l’expérience d’un prestataire qu’il découvre, et cherche à se rassurer en évaluant la réussite d’expériences passées ;
- Listez clairement les éléments demandés et attendus par l’acheteur lors de votre lecture du DCE et assurez-vous d’y avoir apporté une réponse claire et identifiée.
Construction de l’offre financière
Votre capacité à analyser vos coûts est d’une importance capitale. On associe souvent les marchés publics à “la loi du moins-disant”, mais vous devriez toujours éviter de mettre votre entreprise en péril en pratiquant des prix trop agressifs que vous ne pourriez plus supporter à terme.
Par ailleurs, un chiffrage incohérent véhiculerait une image d’amateurisme qui pourrait nuire à votre candidature, sans parler du risque de l’offre anormalement basse qui pourrait entraîner le rejet de votre réponse. Ainsi, prenez le temps d’aboutir à une proposition financière logique et soutenable.
Enfin, les marchés alimentaires étant sujets à des variations de prix fréquentes, vous tenterez d’anticiper les scénarios inflationnistes qui pourraient perturber l’exécution du marché.
Conformité du dossier de candidature à l’appel d’offre
Si certaines solutions logicielles peuvent permettre de créer des “workflows” pour le montage de dossiers et de valider la conformité de la candidature, la majorité des entreprises continuent de vérifier manuellement qu’aucune pièce ne manque au dossier et qu’aucune erreur de calcul ni aucune autre forme de confusion susceptible de disqualifier l’entreprise n’est présente.
Dans cette situation, ne lésinez pas sur les moyens : plusieurs relectures par des tiers connaisseurs et impliqués dans le dossier sont généralement nécessaires.
Déposer votre dossier de candidature
Ici, il est important de maîtriser la dématérialisation des marchés publics. Sachez notamment que depuis 2018, la réponse dématérialisée s’impose pour les consultations dont le montant est égal ou supérieur à 40 000 €. La signature électronique peut également être imposée. C’est dans ce cadre que les acheteurs recourent aux plateformes dématérialisées sur lesquelles elles créent des profils d’acheteurs.
L’acheteur public indique toujours dans les documents de marché les instructions à suivre pour répondre au marché. Le non-respect des procédures indiquées pourrait entraîner votre disqualification.
Suivi des acheteurs publics après avoir répondu au marché
Restez proactif après avoir soumis votre dossier de candidature. D’abord parce que l’acheteur public pourrait souhaiter recevoir des éléments additionnels de votre part.
Ensuite parce que, dans le cas où vous ne remportez pas un marché, son caractère périodique permet d’envisager un suivi dans le temps, aux fins de vous positionner lors d’une prochaine consultation. Connaître les critères qui vous ont desservi au profit d’autres candidats, et avoir connaissance des conditions de déroulement du marché en cours peut vous aider à mieux préparer votre dossier lors d’une nouvelle mise en concurrence.
Répondre aux marchés publics passés via OptiMarché
En candidatant aux marchés publics passés via OptiMarché, vous bénéficiez d’un niveau d’accompagnement unique, incluant notamment l’assistance administrative, une solution de génération automatisée des documents administratifs (lettre de candidature, acte d’engagement, DC2) ou encore de l’intégration de vos catalogues pour mise à disposition des acheteurs publics. Cerise sur le gâteau : dans le cadre du suivi des marchés, nos experts assurent la mise à jour automatique des prix, garantissant ainsi le respect des clauses d’exécution des marchés.
OptiMarché accompagne ainsi des milliers de fournisseurs de denrées alimentaires nationaux mais aussi locaux dans leur activité de réponse aux marchés publics publiés via ses services.
