Achats publics alimentaires : savoir prévenir et résoudre les litiges
En tant que gestionnaire en restauration collective, vous connaissez l’importance d’anticiper la survenue d’éventuels litiges, et de les résoudre rapidement le cas échéant. Pouvant aboutir à des procédures juridiques coûteuses et chronophages, les litiges sont aussi souvent les symptômes d’une stratégie achat non maîtrisée, ou d’une relation fournisseur mal cadrée.
Nous allons explorer dans cet article des pratiques administratives et commerciales efficaces pour prévenir et éviter – ou le cas échéant résoudre – les litiges liés aux fournitures de denrées alimentaires.
Achats de denrées alimentaires en 2023 : les principales causes de litiges
Les fournisseurs de denrées alimentaires sous pression
L’année 2023 est marquée par une inflation record qui accroît la pression pesant sur les fournisseurs. En effet, le respect des conditions indiquées dans les marchés conclus par le passé est parfois rendue beaucoup plus compliquée du fait des hausses de prix, à tel point que le sujet avait conduit fin 2022 à l’envoi d’une circulaire à l’attention des acheteurs publics.
La plupart des litiges est ainsi dûe à des ruptures de produit ou à des demandes d’avoirs que les fournisseurs de denrées alimentaires ont du mal à honorer, notamment à la suite de hausses de prix excédant les dispositions prévues dans le contrat.
Si la grande majorité des fournisseurs respecte les conditions de marchés dans lesquelles ils sont engagés, certains manquements sont parfois constatés : des prestataires qui, pour rationaliser leurs coûts, se mettent à livrer 2 fois par semaine au lieu de 5 prévues dans le contrat, ou d’autres qui profitent des ruptures pour placer des produits de substitution plus chers. Si ces cas restent rares, vous avez, en tant que gestionnaire ou acheteur, la responsabilité de protéger votre établissement de leur survenue.
Les gestionnaires et acheteurs doivent monter en compétence
Mais les acheteurs ne sont pas en reste : de nombreux établissements de restauration collective évitent les procédures de marchés publics par facilité, laissant la gestion des achats à l’intuition des chefs de cuisine, et sans mécanisme de contrôle ou de validation.
C’est donc bien votre responsabilité de gestionnaire d’établissement de monter en compétence et de former vos ressources afin de prévenir ces risques de litiges.
Ainsi, nous allons voir qu’il est possible de sécuriser son approvisionnement au travers des procédures prévues par le Code de la commande publique, et qu’une gestion rigoureuse de la relation fournisseur permet généralement d’anticiper et éviter les désaccords menant à des contentieux.
Sécuriser ses achats passe ainsi par le lancement de consultations, même en dessous du seuil légal, afin de définir vos besoins, permettre aux fournisseurs de s’interroger sur leur capacité à y répondre, et instaurer le cadre de la relation acheteur / fournisseur.
Les procédures de marchés publics pour prévenir et résoudre les litiges
Passer par un marché à procédure adaptée ou un appel d’offre ouvert est le meilleur moyen d’encadrer vos achats : en plus de garantir la bonne exécution de votre stratégie d’achats, la procédure marché sécurise votre activité au plan juridique et offre un moyen de protection relativement efficace contre l’inflation.
Parmi les techniques d’achat, l’accord-cadre à bon de commande vous permet notamment d’acter une durée d’exécution de marché public durant laquelle les conditions du marché devront rester conformes aux engagements pris par le titulaire.
Pour les gestionnaires et acheteurs qui hésitent encore à recourir aux procédures de marchés publics, voici déjà un avantage considérable : vous posez vos conditions d’exécution et votre cadre de fonctionnement en éditant des bons de commandes encadrés par des termes prédéfinis dans le contrat.
Règlement des litiges
Sur les marchés de fourniture de denrées alimentaires, le règlement des litiges se fait généralement conformément aux conditions du C.C.A.G fournitures courantes ou de services, qui encadre juridiquement la relation commerciale, attribuant par exemple au fournisseur la responsabilité de la livraison ainsi que des emballages. Le C.C.A.G.-F.C.S. indique également les mesures qui s’appliquent en matière de pénalités de retard.
Variations de prix
Les variations de prix (dont les modalités sont fixées dans les documents du marché) sont donc encadrées et réalisées via le Bordereau de Prix Unitaires (BPU). Précisez dans votre cahier des clauses administratives particulières (CCAP) la date et la fréquence de la mise à jour, et ce en raisonnant par familles de produits, en cas d’allotissement. Par exemple, chaque semaine le Jeudi pour les fruits et légumes, et chaque 1er du mois pour les viandes.
Vous pouvez également indiquer un plafond pour l’augmentation des prix (clause de sauvegarde ou clause butoir), par exemple 5%. Dans le cas de hausses supérieures à ce plafond, demandez l’envoi de justificatifs et conditionnez-les à votre accord préalable. Attention cependant, ces clauses peuvent être déconseillées dans certains cas, notamment sur les achats de produits soumis à une forte volatilité des marchés nationaux ou mondiaux.
Notez toutefois que dans le cas où le prix aura évolué entre la commande et la livraison, le prix à payer est, par défaut, celui qui s’applique à date de la livraison.
Produits de substitution
Autre protection forte apportée par la procédure marché : la possibilité de préciser dans le CCAP qu’en cas de rupture, le fournisseur est tenu de fournir un produit de substitution au même prix.
Conditions d’exécution du marché
Le Cahier des Clauses Administratives Particulières vous permet également de préciser l’ensemble des conditions du service. Pensez notamment à indiquer le montant minimum de commande donnant lieu à l’annulation des frais de port, et surtout le nombre de livraisons par semaine, un des principaux sujets de litiges, comme nous l’avons vu plus tôt.
Refus de marchandise
Par ailleurs, de nombreux litiges étant liés à des questions de conformité, sachez que le CCAP vous permet de lister expressément les conditions de refus de la marchandise pouvant être constatées par le représentant de l’acheteur lors de la livraison.
Gestion et documentation de la relation fournisseur
Comme nous l’avons évoqué plus haut, la gestion des bons de commandes est impérative, et suffit souvent à éviter les litiges, surtout lorsque chaque BC est associé à un bon de livraison (BL). Le bon de commande est d’ailleurs signé par l’acheteur ou son représentant, éliminant les risques d’achats anarchiques et garantissant l’adéquation entre le pilotage et financier et l’approvisionnement de l’établissement.
Votre bon de commande doit comporter les mentions les plus importantes, telles que la date et le numéro du BC, la nature et la description des prestations à réaliser, les délais de livraison (date de début et de fin), le montant de la commande etc.
Enfin, de manière générale, pour éviter ou résoudre rapidement les litiges, veillez à documenter au maximum la relation commerciale. Factures, rapports d’inspection, certifications : tout document officiel peut s’avérer utile en cas de litige ou de contrôle de conformité ultérieur.
Résolution des litiges sur les marchés de denrées alimentaires
Si vous avez recours aux marchés publics et gérez scrupuleusement vos documents de marchés comme nous venons de le voir, les litiges sont dans la plupart des cas faciles à traiter : bien souvent, il suffit de relire ce qui est indiqué dans le CCAP ou de comparer le bon de commande et le bon de livraison.
Cependant, si un litige survient malgré tout, et sauf à vouloir avancer vers le contentieux, vous devrez probablement recourir à – au moins – une des options suivantes :
- Référence à une clause de résolution des litiges : commencez toujours par vous référer au marché qui vous lie au fournisseur.
- Procédure interne de règlement des litiges : vérifiez s’il existe au sein de votre structure des procédures prévoyant un comité de règlement des différends ou l’intervention d’un responsable hiérarchique.
- Négociation : lorsque les deux parties identifient leurs intérêts communs, il est plus facile d’arriver à une solution acceptable pour chacun. Trouver un compromis évite parfois des situations de blocage qui peuvent nuire à l’activité de votre restaurant collectif.
- Médiation : vous pouvez choisir d’intégrer une tierce partie qui aura un devoir de neutralité : le médiateur. Ce dernier aura pour mission de faciliter les discussions afin de trouver une solution satisfaisante pour tous et conforme au Code de la commande publique. Ce service peut vous être proposé par OptiMarché, spécialiste de l’assistance juridique en restauration collective.
Communication : les techniques de gestion de litiges
Enfin, si la gestion des litiges repose sur des bases administratives et légales, il ne faut pas écarter l’approche humaine de la relation fournisseur. Très souvent, le stress et la fatigue font empirer une situation qui pourrait se régler de manière apaisée.
Voici quelques techniques de communication qui permettent d’éviter l’escalade lors d’un désaccord.
- Écoute active : prêtez une véritable attention à votre interlocuteur et essayez de comprendre sa perspective.
- Communication respectueuse : restez courtois et évitez les réactions impulsives ou déplacées. Tentez de rester constructif et de chercher des terrains d’entente.
- Collaboration : identifiez les intérêts communs et recherchez des solutions qui répondent aux besoins de chaque partie. Soyez prêt à faire quelques concessions en échange de celles consenties par votre interlocuteur.
- Verbalisation : ne laissez pas les problèmes s’accumuler. La résolution précoce des problèmes peut éviter leur aggravation.
- Professionnalisme : ne vous laissez pas guider par vos émotions. Vos propos et attitudes engagent votre établissement. Restez focalisé sur la résolution du conflit.
Passer par un assistant à maîtrise d’ouvrage
En sa qualité d’AMO, OptiMarché vous propose un accompagnement global dans la passation de vos marchés publics et d’assistance en cas d’éventuels litiges.
De plus, en utilisant notre solution Opti@pro, vous accédez à l’ensemble des catalogues produits sans aucune saisie et de mises à jour tarifaires réalisées systématiquement par nos soins.
