Maîtriser la dématérialisation des marchés publics de fourniture de denrées alimentaires
Adopté en décembre 2017, le Plan de la transformation numérique de la commande publique (PTNCP) a fixé l’objectif d’une complète dématérialisation de la commande publique en 2022.
Cette dématérialisation vise à simplifier et optimiser les procédures de mise en concurrence tout en renforçant l’application des trois grands principes directeurs des marchés publics, à savoir la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.
Le secteur de la restauration collective est évidemment concerné par cette démarche de transformation digitale.
Petit tour d’horizon du cadre réglementaire applicable, des nouveaux outils à disposition et des avantages à en tirer pour les acheteurs publics comme pour les fournisseurs de denrées alimentaires.
Recours obligatoire à un profil d’acheteur
A compter du 1er octobre 2018, les marchés publics dont le montant était supérieur ou égal à 25.000 € HT et qui faisaient l’objet d’un Avis d’Appel Public à la Concurrence (AAPC) devaient obligatoirement être passés de manière dématérialisée. Ce seuil a été relevé à 40.000 € HT depuis le 1er janvier 2020.
Dès lors que l’avis de marché est publié, les acheteurs publics sont tenus d’utiliser une plateforme dématérialisée, appelée profil d’acheteur, pour :
- mettre à disposition des opérateurs économiques les documents de la consultation,
- assurer une réception sécurisée des candidatures et offres,
- garantir la sécurité, l’intégrité, la confidentialité et la traçabilité des échanges entre l’acheteur et les opérateurs (demandes d’informations, transmission de documents, notification de décisions, etc).
A cette obligation de dématérialisation des procédures de passation vient s’adjoindre le déploiement d’une démarche d’open data : dans les deux mois qui suivent la notification du marché, les données essentielles du marché doivent être rendues accessibles via le profil acheteur, sous un format ouvert (XML ou JSON) et librement réutilisable. Les données essentielles sont ensuite maintenues disponibles sur le profil d’acheteur pendant une durée minimale de 5 ans.L’utilisation d’une plateforme dématérialisée simplifie les tâches incombant à l’acheteur public, en permettant l’automatisation d’une partie de ces tâches ainsi que la sécurisation des procédures, grâce aux outils d’horodatage, de chiffrement, de signature et de facturation électronique.
Signature et facturation électroniques
La signature électronique n’est imposée qu’au stade de la validation de l’offre finale et donc de l’attribution du marché. Toutefois, certains acheteurs réclament que les formulaires de candidature soient également signés électroniquement. Dans ce cas, l’acheteur doit stipuler cette obligation dans le règlement de la consultation ou dans l’avis de marché, et le défaut de signature entraîne l’irrégularité de l’offre.
Une signature électronique comprend un certificat électronique et un logiciel de signature. Le certificat, délivré par un prestataire de services de certification qualifié, doit être conforme aux exigences du règlement UE n° 910/2014 dit “eIDAS”, qui prévoit trois formats de signature : PAdES, XAdES et CAdES. La signature électronique peut être apposée au moyen d’un parapheur électronique.
De manière générale, il est conseillé aux entreprises soumissionnaires de signer électroniquement les documents déposés sur les profils d’acheteurs, afin de garantir l’identité du signataire (représentant légal de l’entreprise ou personne habilitée par lui) et d’assurer l’intégrité des documents transmis.
La signature électronique des deux parties permet ainsi de maintenir le caractère original du contrat et d’éviter la rupture de la chaîne de dématérialisation que constituerait une signature manuscrite.
La dématérialisation des marchés publics ne s’arrête pas là : elle concerne également l’après-prestation avec la facturation électronique. En effet, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues d’envoyer des factures électroniques lorsqu’elles fournissent un service ou une prestation à un établissement public.
Afin de permettre de répondre à cette obligation, l’Agence Pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) met gratuitement à la disposition des opérateurs économiques, des collectivités territoriales et des établissements publics, la plateforme Chorus Pro. Ce portail en ligne offre diverses fonctionnalités pratiques : saisie et émission des factures, suivi de leur traitement, consultation des engagements juridiques afférents.
Généralisation du document unique de marché européen (DUME)
Via la plateforme Chorus Pro, il est également possible d’utiliser le service DUME.
Prévu par les directives communautaires de 2014 relatives aux marchés publics et élaboré sur la base d’un formulaire type établi par la Commission européenne, le document unique de marché européen (DUME) est une déclaration sur l’honneur harmonisée à l’échelle européenne, qui a vocation à remplacer les formulaires DC1 et DC2.
Le DUME est utilisé :
- par l’acheteur, lors de la création des documents de la consultation, pour indiquer les informations relatives à la publication et à la procédure de passation du marché (DUME acheteur) ;
- par l’opérateur économique, au moment de candidater, pour attester de manière simple qu’il remplit les critères de sélection et n’entre pas dans l’un des cas prévus par les interdictions de soumissionner (DUME opérateur économique).
Si l’utilisation du DUME n’est pas obligatoire, les acheteurs doivent, depuis le 1er avril 2018, accepter les DUME électroniques envoyés par les opérateurs économiques, indépendamment du montant du marché concerné.
Il est ainsi fortement recommandé aux acheteurs de demander à leur éditeur l’intégration technique du service DUME à leur profil acheteur et de mettre à disposition un DUME acheteur comprenant les conditions de participation au marché.
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Avantages de la dématérialisation
Au-delà des obligations légales ou réglementaires et des aspects techniques, la dématérialisation doit être vue par les entités publiques comme un moyen d’améliorer leurs politiques d’achats. Optimisation des processus, gain de temps, maîtrise des risques, meilleure gestion de l’archivage, échanges en temps réel avec les opérateurs économiques, analyse en continu des données de marché sont autant d’avantages amenés par la dématérialisation.
Côté opérateurs économiques, la dématérialisation présente également un intérêt évident sur plusieurs plans : centralisation des offres, simplification des candidatures, meilleur contrôle des procédures, réduction des coûts (papier, impression, envoi) et de l’impact environnemental, sécurité juridique, facilitation des échanges avec l’acheteur.
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